Politică de ConfidențialitatePrivacy Policy

1. Ce Date Colectăm

MaxSIP SRL colectează date personale în mod direct (furnizate de dvs.) și indirect (prin utilizarea website-ului). Categoriile de date sunt:

1.1 Date furnizate direct

• Date de identificare: nume, prenume, denumire firmă (după caz)
• Date de contact: adresă de email, număr de telefon, adresă poștală
• Date comerciale: informații despre proiectul sau interesul dvs., bugete orientative, localitate
• Date din corespondență: mesajele transmise prin formularul de contact sau email

1.2 Date colectate automat

• Adresa IP și tipul browserului
• Paginile vizitate și durata sesiunii
• Sursa de trafic (motor de căutare, link direct etc.)
• Dispozitivul utilizat (desktop / mobil / tabletă)

Nu colectăm date speciale (rasă, religie, sănătate, opinii politice) și nu prelucrăm date ale minorilor sub 16 ani fără consimțământul părinților.

2. Scopul Prelucrării

Datele dvs. personale sunt prelucrate exclusiv în următoarele scopuri:

• Răspuns la solicitări — pentru a răspunde la întrebările și solicitările transmise prin formular sau email.
• Ofertare și contractare — pentru a elabora oferte personalizate și a gestiona relația contractuală.
• Executarea contractului — pentru livrarea produselor/serviciilor comandate și comunicarea pe parcursul proiectului.
• Obligații legale — emiterea facturilor, arhivarea documentelor contabile conform legii.
• Marketing direct — trimiterea de informații despre produse și oferte, doar cu consimțământul dvs. explicit și cu drept de retragere oricând.
• Îmbunătățirea website-ului — analiza traficului pentru optimizarea experienței utilizatorilor (date anonimizate).

3. Temeiul Juridic al Prelucrării

Prelucrăm datele dvs. în baza următoarelor temeiuri juridice, conform art. 6 GDPR:

• Executarea unui contract (art. 6(1)(b)) — pentru comenzi, livrări și servicii contractate.
• Obligație legală (art. 6(1)(c)) — pentru facturare și arhivare contabilă.
• Interes legitim (art. 6(1)(f)) — pentru securizarea website-ului și prevenirea fraudelor.
• Consimțământ (art. 6(1)(a)) — pentru newsletter și marketing direct (retractabil oricând).

4. Durata Stocării Datelor

• Date din solicitări necontractate: maxim 12 luni de la ultima interacțiune.
• Date contractuale: 10 ani de la încheierea contractului (obligație legală contabilă).
• Date pentru marketing: până la retragerea consimțământului sau cererea de ștergere.
• Date din loguri website: maxim 12 luni.

La expirarea perioadei de stocare, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil.

5. Destinatarii Datelor

Datele dvs. pot fi transmise către:

• Furnizori de servicii IT — hosting, email, CRM (procesatori autorizați GDPR).
• Contabil/firmă de contabilitate — pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale.
• Autorități publice — când este obligatoriu prin lege (ANAF, instanțe judecătorești etc.).
• Parteneri de transport/logistică — doar datele necesare livrării (nume, adresă, telefon).

Nu vindem, nu închirim și nu facem schimb de date personale cu terțe părți în scopuri comerciale proprii.

6. Drepturile Dvs. (GDPR)

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi în legătură cu datele dvs. personale:

Pentru exercitarea oricărui drept, trimiteți o solicitare scrisă la maxcomserv@yahoo.com. Vom răspunde în termen de maxim 30 de zile. Dacă nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru, aveți dreptul să depuneți o plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) — www.dataprotection.ro.

7. Securitatea Datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dvs. personale împotriva accesului neautorizat, divulgării, alterării sau distrugerii. Printre măsurile aplicate:

• Conexiune HTTPS/SSL pentru toate comunicațiile cu website-ul
• Acces restricționat la date pe baza principiului "need-to-know"
• Parole securizate și autentificare în doi pași pentru sistemele interne
• Backup periodic al datelor pe servere securizate
• Instruirea periodică a angajaților privind protecția datelor

În cazul unui incident de securitate care afectează datele dvs., vă vom notifica în conformitate cu obligațiile GDPR (în termen de 72 de ore de la identificarea incidentului, dacă este cazul).

8. Transfer Internațional de Date

În general, datele dvs. sunt prelucrate în România și în Spațiul Economic European (SEE). În situații excepționale, dacă utilizăm servicii ale unor furnizori din afara SEE (ex. servicii cloud), ne asigurăm că sunt în vigoare garanții adecvate: Clauze Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană sau alte mecanisme conforme GDPR.

9. Contact și Plângeri

Pentru orice întrebare sau solicitare legată de prelucrarea datelor dvs. personale, ne puteți contacta:

1. What Data We Collect

MaxSIP SRL collects personal data directly (provided by you) and indirectly (through website usage). The data categories are:

1.1 Directly provided data

• Identification data: first name, last name, company name (where applicable)
• Contact data: email address, phone number, postal address
• Commercial data: information about your project or interest, approximate budgets, location
• Correspondence data: messages sent through the contact form or email

1.2 Automatically collected data

• IP address and browser type
• Pages visited and session duration
• Traffic source (search engine, direct link, etc.)
• Device used (desktop / mobile / tablet)

We do not collect special categories of data (race, religion, health, political opinions) and do not process data of minors under 16 without parental consent.

2. Purpose of Processing

Your personal data is processed exclusively for the following purposes:

• Responding to inquiries — to answer questions and requests sent via form or email.
• Quoting and contracting — to prepare personalized quotes and manage the contractual relationship.
• Contract performance — for delivery of ordered products/services and communication throughout the project.
• Legal obligations — issuing invoices, archiving accounting documents as required by law.
• Direct marketing — sending information about products and offers, only with your explicit consent and with the right to withdraw at any time.
• Website improvement — traffic analysis to optimize user experience (anonymized data).

3. Legal Basis for Processing

We process your data based on the following legal grounds, in accordance with Art. 6 GDPR:

• Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) — for orders, deliveries and contracted services.
• Legal obligation (Art. 6(1)(c)) — for invoicing and accounting archiving.
• Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) — for website security and fraud prevention.
• Consent (Art. 6(1)(a)) — for newsletter and direct marketing (withdrawable at any time).

4. Data Storage Duration

• Data from non-contracted requests: maximum 12 months from the last interaction.
• Contractual data: 10 years from contract completion (legal accounting obligation).
• Marketing data: until consent is withdrawn or deletion is requested.
• Website log data: maximum 12 months.

Upon expiry of the storage period, data is deleted or irreversibly anonymized.

5. Data Recipients

Your data may be shared with:

• IT service providers — hosting, email, CRM (GDPR-authorized processors).
• Accountant/accounting firm — to fulfill tax obligations.
• Public authorities — when required by law (tax authorities, courts, etc.).
• Transport/logistics partners — only the data necessary for delivery (name, address, phone).

We do not sell, rent or exchange personal data with third parties for their own commercial purposes.

6. Your Rights (GDPR)

Under GDPR, you have the following rights regarding your personal data:

To exercise any right, send a written request to maxcomserv@yahoo.com. We will respond within a maximum of 30 days. If you are not satisfied with our response, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority in your country.

7. Data Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against unauthorized access, disclosure, alteration or destruction. Among the measures applied:

• HTTPS/SSL connection for all website communications
• Restricted data access based on the "need-to-know" principle
• Secure passwords and two-factor authentication for internal systems
• Regular data backups on secure servers
• Periodic employee training on data protection

In the event of a security incident affecting your data, we will notify you in accordance with GDPR obligations (within 72 hours of identifying the incident, where applicable).

8. International Data Transfer

In general, your data is processed in Romania and within the European Economic Area (EEA). In exceptional situations, if we use services from providers outside the EEA (e.g. cloud services), we ensure that adequate safeguards are in place: Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or other GDPR-compliant mechanisms.

9. GDPR Contact and Complaints